Informativa Privacy per i Pazienti

Chi è responsabile dei tuoi dati

Il titolare del trattamento è lo studio che ti ha in cura: è lui a decidere perché e come i tuoi dati vengono utilizzati ed è lui il soggetto giuridicamente responsabile nei tuoi confronti. Kairo è il software con cui lo studio gestisce la propria attività: agiamo esclusivamente come responsabili del trattamento, sulla base delle istruzioni documentate dello studio e del contratto previsto dall'art. 28 del GDPR. Non decidiamo le finalità del trattamento e non utilizziamo mai i tuoi dati per scopi propri.

Ne consegue che ogni richiesta relativa ai tuoi dati — una copia, una rettifica, una cancellazione, la revoca di un consenso — va rivolta allo studio. L'informativa dello studio indica il responsabile della protezione dei dati (DPO) o il punto di contatto, ove nominato.

Quali dati raccoglie il modulo

Il modulo con le informazioni per l'appuntamento chiede soltanto ciò che serve allo studio per aprire e tenere correttamente la tua cartella. Non chiede la tua storia clinica: tutto ciò che riguarda la tua salute viene registrato dallo studio nel corso delle cure, non da questo modulo.

• Dati anagrafici — nome, cognome, data e luogo di nascita e, se lo studio lo registra, il sesso.
• Recapiti — indirizzo email e numero di telefono, utilizzati per contattarti in merito agli appuntamenti e alle cure.
• Residenza — indirizzo e Paese di residenza, che determinano anche quali dei consensi descritti sotto si applicano al tuo caso.
• Codice fiscale — il codice fiscale italiano o l'identificativo fiscale estero equivalente, richiesto dalla normativa italiana per la fatturazione sanitaria e per la comunicazione delle spese sanitarie.
• Identità sul fascicolo sanitario — ove applicabile, i dati necessari a identificarti nel Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE), il fascicolo sanitario nazionale italiano.
• L'appuntamento stesso — data, sede e motivo della visita, come registrati dallo studio al momento dell'invio del link.

Perché i tuoi dati vengono trattati e su quale base giuridica

Ogni trattamento ha una base giuridica ai sensi del GDPR. Per i dati raccolti con questo modulo le basi sono tre:

• Erogazione delle cure. I dati anagrafici, i recapiti e i dati clinici servono a programmare, erogare e documentare le tue cure odontoiatriche. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b) e, per i dati relativi alla salute, l'art. 9, par. 2, lett. h) del GDPR — trattamento necessario per finalità di cura, effettuato da un professionista sanitario soggetto al segreto professionale o sotto la sua responsabilità.
• Adempimento di obblighi di legge. Il codice fiscale e i dati di fatturazione servono a emettere le fatture, a trasmettere le spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria per la dichiarazione precompilata e a conservare le scritture che la legge italiana impone. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR — obbligo legale al quale lo studio è soggetto. A questo trattamento non è possibile opporsi: lo studio non ha facoltà di scelta.
• Il tuo consenso. La consultazione del tuo Fascicolo Sanitario Elettronico è fondata sul tuo consenso: la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. a) e l'art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR. Lo studio registra inoltre, separatamente, la tua decisione sull'alimentazione del tuo FSE e non trasmette alcun documento in mancanza di essa. La qualificazione giuridica di quest'ultima decisione è in corso di verifica con i consulenti dello studio, poiché la disciplina italiana sull'alimentazione dell'FSE è mutata rispetto al momento in cui il consenso era richiesto; la presente informativa sarà corretta all'esito di tale verifica. Sono le uniche parti del modulo che registrano un consenso e le uniche che puoi revocare.

I consensi FSE, spiegati

Il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE) è il fascicolo sanitario nazionale gestito dalle Regioni: raccoglie i documenti prodotti dai professionisti sanitari che ti hanno in cura, affinché il successivo disponga della tua storia clinica. Con l'invio del modulo possono essere registrate due decisioni distinte al riguardo, ma soltanto se risiedi in Italia e il tuo studio utilizza l'FSE. Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta, nessuno dei due consensi viene registrato e il testo mostrato nel modulo lo dichiara espressamente, senza affermare un consenso che non verrà raccolto.

• Consenso alla consultazione — autorizzi i professionisti dello studio a consultare i documenti già presenti nel tuo FSE, così da conoscere la tua storia clinica rilevante prima di intervenire. In mancanza, potranno basarsi soltanto su quanto dichiari tu.
• Consenso all'alimentazione — autorizzi lo studio a inserire nel tuo FSE i documenti che produce nel corso delle tue cure, così che gli altri professionisti sanitari che ti prenderanno in carico possano consultarli. In mancanza, i documenti odontoiatrici restano presso lo studio e non vengono mai trasmessi all'FSE.

Se risiedi in Italia e il tuo studio utilizza l'FSE, allo stato è necessario prestarli entrambi per inviare il modulo: l'unica conferma richiesta li registra entrambi e il modulo non ne consente l'invio se li rifiuti. Se anche una sola di queste condizioni non ti riguarda, nessuno dei due consensi viene registrato né ti viene richiesto. Puoi revocarne uno, o entrambi, in qualsiasi momento successivo comunicandolo allo studio: la revoca non ha alcuna conseguenza sulle tue cure, poiché lo studio ti visiterà, ti curerà e ti fatturerà esattamente allo stesso modo. Nessuno dei due, inoltre, attribuisce ad alcuno un accesso ulteriore ai dati conservati dallo studio. Se tale conferma debba essere obbligatoria anche per i due consensi FSE è oggetto di verifica con i consulenti dello studio.

Puoi revocare ciascun consenso in qualsiasi momento comunicandolo allo studio. La revoca ha effetto dal momento in cui viene registrata e non pregiudica la liceità del trattamento svolto in precedenza. I documenti già presenti nel tuo FSE restano soggetti alla disciplina propria dell'FSE, che comprende il tuo diritto di oscurare i singoli documenti (oscuramento). Questo modulo non ti chiede mai di oscurare alcunché: è una decisione distinta, che spetta sempre a te e che puoi esercitare presso lo studio o tramite i servizi FSE della tua Regione.

Che cosa registra la conferma che ti viene chiesta

Il modulo non consente l'invio finché non spunti la conferma. Ciò che quella singola spunta registra dipende dalla tua situazione, e il testo che ti viene mostrato descrive soltanto ciò che verrà effettivamente registrato nel tuo caso:

• Sempre — che questa informativa ti è stata presentata e che ne hai preso atto, con la data del tuo invio e la versione dell'informativa vigente in quel momento.
• Inoltre, se risiedi in Italia e il tuo studio utilizza l'FSE — il consenso alla consultazione e il consenso all'alimentazione, entrambi come prestati.

Dalla spunta non viene desunto nient'altro. Non viene registrata alcuna richiesta di oscuramento e nessun consenso viene mai registrato per conto di terzi: la registrazione attesta che l'hai dichiarato tu, insieme all'operatore dello studio che ti ha inviato il link.

Se in precedenza avevi comunicato allo studio la revoca di uno di questi consensi, la spunta non lo ripristina in silenzio: la revoca resta valida e la discordanza viene segnalata al personale dello studio, affinché a decidere sia una persona e non un modulo.

Se lo studio non riesce ad abbinare subito il tuo invio alla tua cartella, la tua risposta viene conservata insieme all'invio e registrata non appena un operatore completa l'abbinamento. Non ti verrà chiesto di nuovo.

Chi altro riceve i tuoi dati

All'interno dello studio i tuoi dati sono accessibili al personale che ne ha necessità per le cure, gli appuntamenti e la fatturazione: ciascuno è vincolato alla riservatezza.

All'esterno, i tuoi dati raggiungono un numero ristretto di terzi: fornitori tecnici che agiscono su istruzione dello studio e di Kairo ai sensi dell'art. 28 del GDPR (hosting, email, fatturazione elettronica, messaggistica) ed enti pubblici italiani ai quali siamo tenuti per legge a trasmetterli, come il Sistema Tessera Sanitaria e il Sistema di Interscambio. Ove operino i consensi FSE, i documenti interessati sono ricevuti anche dall'infrastruttura FSE regionale.

Non riproduciamo qui quell'elenco, perché le due fonti non possano divergere: è pubblicato per intero, e tenuto aggiornato, nella nostra pagina dedicata ai sub-responsabili e ai destinatari dei dati.

Consulta i nostri sub-responsabili e destinatari dei dati →

Dove sono conservati i tuoi dati e per quanto tempo

I tuoi dati sono ospitati su server situati nell'Unione Europea. Alcuni dei fornitori elencati nella pagina dei sub-responsabili operano su reti globali: quella pagina li indica singolarmente, con l'area in cui ciascuno opera.

La durata della conservazione è stabilita dallo studio, in qualità di titolare, nei limiti fissati dalla normativa italiana. In linea generale: la documentazione clinica è conservata per il tempo richiesto dal rapporto di cura e, successivamente, per i periodi imposti dalle regole professionali e sanitarie; le scritture contabili e le fatture per dieci anni (art. 2220 del codice civile); la registrazione della tua presa d'atto e dei tuoi consensi resta insieme alla tua cartella, quale evidenza delle decisioni che hai preso. Un invio che lo studio non riesce ad abbinare a una cartella è conservato solo fino alla sua risoluzione da parte di un operatore.

Quando i tuoi dati vengono cancellati, la registrazione dei consensi viene cancellata insieme al resto della tua cartella: non è conservata separatamente.

I tuoi diritti

Il GDPR ti riconosce una serie di diritti sui tuoi dati. Gli articoli da 15 a 22 prevedono:

• Accesso (art. 15) — conoscere quali dati ti riguardano e ottenerne copia.
• Rettifica (art. 16) — far correggere i dati inesatti e integrare quelli incompleti.
• Cancellazione (art. 17) — ottenere la cancellazione dei tuoi dati, salvo quelli che lo studio è tenuto a conservare per legge, come le fatture, o per l'accertamento o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Limitazione (art. 18) — ottenere la limitazione del trattamento mentre è in corso una contestazione sull'esattezza o sulla liceità dei dati.
• Portabilità (art. 20) — ricevere in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico i dati che hai fornito e ottenerne, ove tecnicamente fattibile, la trasmissione a un altro soggetto.
• Opposizione (art. 21) — opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3) — revocare in qualsiasi momento ciascuno dei consensi FSE, senza doverne indicare il motivo e senza alcuna conseguenza sulle tue cure. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare questi diritti rivolgiti allo studio: è il titolare del trattamento ed è l'unico soggetto che può intervenire sulla tua cartella. Kairo, in qualità di responsabile, inoltra allo studio le richieste che dovesse ricevere direttamente. Lo studio è tenuto a rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese.

Se ritieni che i tuoi dati siano stati trattati in modo scorretto, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), autorità di controllo italiana, oppure all'autorità di controllo del tuo Paese di residenza nell'Unione Europea.

Decisioni automatizzate e finalità di marketing

I dati raccolti con questo modulo non sono utilizzati per assumere decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulla tua persona, né per attività di profilazione. Non sono utilizzati per finalità di marketing: lo studio ti contatta in merito agli appuntamenti, alle cure e alle fatture, non per proporti prodotti o servizi sulla base di questo modulo.

Domande su questa informativa

Se qualcosa non ti è chiaro, chiedi allo studio prima di inviare il modulo: hai diritto di comprendere ciò che stai accettando. L'informativa completa dello studio, che riguarda l'intero percorso di cura e non solo questo modulo, è disponibile su richiesta presso lo studio.