Glossario

L'odontoiatria italiana ha un vocabolario tutto suo. Ogni termine qui sotto è spiegato una volta sola, in linguaggio semplice, e richiamato dalle guide che lo utilizzano.

FSE (Fascicolo Sanitario Elettronico)

Il fascicolo sanitario che segue il paziente e raccoglie i documenti di tutte le strutture che lo curano.

Il Fascicolo Sanitario Elettronico è la cartella che appartiene al paziente, non alla singola struttura. I documenti prodotti da studi, ospedali e laboratori confluiscono in un unico fascicolo, consultabile dal paziente e — con il suo consenso — dagli altri clinici.

Ciò che Kairo predispone è l’RSA (Referto di Specialistica Ambulatoriale), il referto di un episodio di cura. Kairo lo genera, lo produce in PDF e lo fa firmare: può firmarlo solo il clinico che ha eseguito la prestazione.

Un referto non può essere prodotto finché non sono presenti cinque elementi:

Il consenso all’alimentazione del paziente.
L’identità FSE del paziente, imperniata sul codice fiscale.
Il professionista, designato come autore FSE, con qualifica e iscrizione all’albo.
L’identità struttura della sede, compreso il codice struttura regionale.
La codifica FSE su ogni prestazione coinvolta.

Ogni documento ha una scadenza di invio e la tracciabilità completa dei passaggi di stato. La pubblicazione verso l’FSE regionale si configura per regione.

Le volontà registrate del paziente sul proprio fascicolo, una delle quali decide se la clinica può alimentarlo.

È il paziente a decidere che cosa accade nel proprio fascicolo. Kairo registra quattro volontà distinte, ciascuna come registro in sola aggiunta con una data di efficacia: puoi così sempre dimostrare che cosa era in vigore in una certa data. Una revoca è una nuova registrazione, mai una modifica.

Consenso all’alimentazione — è quello che incide davvero: senza, Kairo non produce il referto.
Consenso alla consultazione — se altri clinici possono consultare il fascicolo.
Intento di oscuramento — la volontà permanente di oscurare i documenti, per categoria di documento.
Presa visione informativa — che al paziente è stata mostrata una determinata versione dell’informativa.

Il consenso può essere prestato dal paziente o da un rappresentante: genitore, tutore o amministratore di sostegno.

Il consenso all’alimentazione si verifica alla data della prestazione, non a oggi; e “non registrato” blocca la pubblicazione esattamente come una revoca.

Sistema TS

Il sistema nazionale che raccoglie le spese sanitarie dei pazienti per il 730 precompilato.

Il Sistema Tessera Sanitaria raccoglie le spese sanitarie sostenute dai cittadini, perché compaiano nella dichiarazione precompilata (730 precompilato). Le strutture sanitarie sono tenute a comunicare le spese addebitate ai pazienti privati.

In Kairo ogni fattura prende uno di due canali fiscali, deciso dal destinatario. Il paziente privato, fatturato con il codice fiscale, va al Sistema TS. Un destinatario con partita IVA va invece alla fatturazione elettronica. Se l’identità fiscale del destinatario non è stata classificata, la fattura resta non risolta e non prende alcun canale finché non intervieni.

Ogni fattura da comunicare diventa una spesa con un proprio stato — in attesa di trasmissione, trasmessa, trasmissione fallita, annullata, corretta, soppressa — e ogni tentativo resta nello storico delle trasmissioni. Per trasmettere serve l’identità mittente della sede: codice struttura, dati fiscali e credenziali Sistema TS.

Il paziente può opporsi alla comunicazione dettagliata di una singola fattura: vedi opposizione e consensi.

Fatturazione elettronica

L'emissione delle fatture come file elettronici strutturati attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

In Italia le fatture non vanno direttamente al destinatario: viaggiano come file elettronici strutturati attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che le controlla e le consegna oppure le scarta.

Kairo non dialoga direttamente con lo SdI. Colleghi il tuo provider di fatturazione elettronica: Kairo gli passa la fattura e il provider genera il file elettronico e lo trasmette. Quello che torna indietro è un esito, visibile sulla fattura:

Consegna — recapitata.
Mancata consegna — accettata dallo SdI, che però non è riuscito a recapitarla al destinatario.
Scarto — respinta. Il motivo viene riportato, così puoi correggere e riemettere.

Quali fatture prendano questo canale dipende dal destinatario: chi ha una partita IVA passa dallo SdI, il paziente privato va invece al Sistema TS.

Le fatture vanno inoltre portate in conservazione sostitutiva. Kairo registra il riferimento d’archivio comunicato dal provider e segnala quelle che ne sono ancora prive come lacuna nelle prove.

Codice natura IVA

Il codice che, su una riga di fattura senza IVA, spiega il perché.

Quando una riga di fattura non espone IVA, la fattura elettronica deve dichiararne il motivo. Quel motivo è il codice natura: senza, lo SdI scarta la fattura.

In odontoiatria ricorre di continuo, perché le prestazioni sanitarie al paziente sono esenti da IVA: quasi ogni riga di una fattura al paziente è quindi una riga a IVA zero che richiede una natura.

I tre che incontrerai più spesso:

N4 — Esenti. Le normali prestazioni odontoiatriche.
N1 — Escluse ex art. 15. Usato per la marca da bollo.
N2.2 — Non soggette, altri casi. Usato in regime forfettario.

Kairo accetta la natura solo su una riga esente: con un’aliquota superiore a zero il codice viene rimosso. Puoi assegnare a ogni prestazione del catalogo una natura predefinita.

Il codice conta anche oltre lo SdI: viaggia verso il Sistema TS con la spesa, e una riga N4 è ciò che rende la fattura una spesa sanitaria da comunicare.

Codice fiscale

Il codice che identifica la persona per lo Stato: è la chiave su cui poggiano FSE e Sistema TS.

Il codice fiscale è la stringa di sedici caratteri con cui lo Stato identifica una persona. Sia l’FSE sia il Sistema TS vi si imperniano: per quegli adempimenti l’identità del paziente è il codice, non il nome. Per questo Kairo è rigoroso.

Kairo verifica il codice per intero: la forma e il carattere di controllo. Inoltre decodifica ciò che il codice contiene — data di nascita, sesso e luogo di nascita — precompila quei campi e li blocca: un campo modificabile potrebbe solo contenere il valore decodificato oppure una contraddizione. Lo stato di nascita discende dal comune di nascita. I casi di omocodia sono gestiti.

Sui nomi la verifica è più prudente, perché il codice li comprime perdendo informazione:

Il cognome viene verificato e una vera discordanza è rifiutata: l’anagrafica è sbagliata.
Il nome produce solo un avviso: i nomi doppi sono comuni e il codice non li distingue da un errore.

Sede

Una sede fisica della clinica, con personale, agende e impostazioni fiscali propri.

Una clinica in Kairo può operare da più luoghi. Ciascuno è una sede: ha agende proprie, assegnazioni di personale proprie e — aspetto decisivo per gli adempimenti italiani — una configurazione fiscale e di fatturazione propria.

Le sedi contano per due motivi:

Visibilità. Il personale è assegnato alle sedi e la maggior parte delle schermate mostra solo le sedi a cui sei assegnato.
Conformità. Le impostazioni che portano un’identità giuridica, come le credenziali Sistema TS o gli identificativi di struttura FSE, appartengono alla singola sede e non alla clinica nel suo complesso, perché le autorità identificano separatamente ogni luogo.

Piano di cura

Il programma di cure del paziente: raggruppa i preventivi e traccia ciò che è stato effettivamente eseguito.

Un piano di cura raccoglie uno o più preventivi di un singolo paziente e li segue fino al completamento. Appartiene al paziente ed è emesso da una sede: dopo il primo salvataggio la sede non è più modificabile.

Un piano nasce in due modi: lo crei tu e ci colleghi i preventivi, oppure Kairo lo crea automaticamente quando il paziente accetta un preventivo.

All’interno del piano ogni trattamento preventivato riceve una registrazione quando viene eseguito: chi lo ha eseguito, chi lo ha registrato, la data e una nota facoltativa. Per segnare un trattamento come completato devi indicare l’esecutore, ed è proprio questo collegamento ad alimentare il compenso dell’operatore.

Il piano non ha uno stato “concluso”: l’avanzamento si ricava dai trattamenti completati e dalle fatture saldate.

Preventivo

La proposta di cure con i relativi importi, che il paziente accetta prima dell'inizio del trattamento.

Un preventivo elenca i trattamenti proposti a un paziente con i relativi importi. È il documento che il paziente valuta e accetta prima che il lavoro cominci.

Un preventivo è Pianificato, Rifiutato o Accettato. Accettato è definitivo: non si torna indietro, quindi se c’è un errore elimina il preventivo ed emettine uno nuovo. Puoi indicare una data di validità: superata, Kairo lo mostra come Scaduto, ma è solo un’indicazione, non uno stato a sé.

Puoi inviare il preventivo al paziente via email, in PDF, con un link personale per la firma. Il paziente firma dal proprio dispositivo e la firma vale come accettazione: da lì nasce il piano di cura. Un preventivo può inoltre essere collegato a un appuntamento e a una fattura.

Sugli importi esenti IVA, oltre la soglia prevista, Kairo calcola la marca da bollo da €2 e la riporta sul PDF.

Questionario

Un modulo che invii al paziente da compilare, inclusa l'anamnesi, che scade e viene richiesta di nuovo.

Un questionario è un modulo riutilizzabile: lo costruisci una volta come modello — domande a testo libero, a scelta singola o a scelta multipla — e lo invii ai pazienti. Modificare un modello ne aumenta la versione: i questionari già inviati conservano la versione con cui sono partiti, così una modifica non altera un modulo che il paziente sta già compilando.

L’invio avviene via email: il paziente riceve un link personale, risponde dal proprio dispositivo e firma. Kairo restituisce via email una ricevuta in PDF. I link hanno vita breve e scadono se non vengono utilizzati.

Un modello può avere una durata di validità in mesi: sono le anamnesi, i moduli di storia clinica che invecchiano e vanno rinnovati. Kairo ne traccia lo stato per ogni paziente — Valida, Scaduta, Riconferma in corso, Da raccogliere — e la richiede di nuovo alla scadenza. Un modello senza durata non scade mai.

Richiamo paziente

Un'email automatica che invita a tornare per un controllo il paziente che non si vede da tempo.

Il richiamo recupera i pazienti che hanno smesso di venire. A differenza del promemoria appuntamento, che parte da un evento, il richiamo è basato sul tempo: una volta al giorno Kairo verifica quali pazienti hanno l’ultimo appuntamento completato più vecchio della soglia impostata.

Il richiamo si configura per sede:

Soglia di inattività — dopo quanti mesi senza visite il paziente viene richiamato.
Attesa — i mesi minimi prima di richiamare di nuovo lo stesso paziente.
Oggetto e testo dell’email, con segnaposto per nome del paziente, data dell’ultima visita, clinica e sede.

Finché non imposti una soglia non parte nulla. I pazienti senza indirizzo email vengono saltati e chi si è disiscritto dai richiami viene escluso prima che il messaggio venga preparato. Dove WhatsApp è configurato, il richiamo può viaggiare anche su quel canale.

Lacuna nelle prove di conformità

Una fattura passata dallo SdI a cui manca la ricevuta di consegna o il riferimento di conservazione.

Emettere una fattura elettronica non chiude la partita: servono anche le prove che sia arrivata e che sia conservata. Una lacuna nelle prove è una fattura a cui quella prova manca.

Kairo ne segnala due tipi, per sede:

Ricevuta di consegna mancante — dallo SdI non è ancora tornato un esito definitivo.
Riferimento di conservazione mancante — la fattura è stata consegnata, ma non risulta alcun riferimento d’archivio ed è passato abbastanza tempo perché dovrebbe esserci. Una fattura recente, ancora nella finestra di tolleranza, viene mostrata come “in corso” e non come lacuna.

Un esito simulato non vale come prova: una fattura il cui unico esito arriva da una simulazione resta una lacuna.

Qui compaiono solo le fatture instradate allo SdI: quelle del Sistema TS hanno invece il proprio storico delle trasmissioni. L’elenco serve a controllare: ti dice quali fatture seguire, non le sistema al posto tuo.

Pipeline commerciale

Una bacheca per seguire i potenziali pazienti — i lead — dal primo contatto fino alla decisione.

La pipeline è una bacheca di lead: persone che hanno mostrato interesse ma non sono ancora pazienti. Ogni lead porta con sé nome, recapiti, canale di provenienza, il collega che se ne occupa e note libere.

Ogni sede ha la propria bacheca e le colonne le definisci tu: non ci sono fasi predefinite, così la bacheca rispecchia il modo in cui lavora davvero la clinica. Spostando un lead in un’altra colonna riparte il conteggio del tempo di permanenza, ed è ciò che permette di vedere dove i lead si arenano. Una colonna deve essere vuota per poter essere eliminata.

I tag sono un catalogo condiviso da applicare ai lead per filtrarli. Un tag in uso non può essere eliminato.

Un aspetto da tenere presente: il lead non diventa paziente da solo. Spostarlo in una colonna che hai chiamato “acquisito” registra la decisione sulla bacheca, ma la scheda del paziente resta da creare.

Compenso operatore

Quanto ha maturato ciascun operatore, calcolato sui trattamenti che ha eseguito e su fatture interamente saldate.

Il compenso risponde alla domanda “quanto ha maturato questo operatore?”. Kairo lo costruisce a partire da una catena di fatti, non dall’agenda:

La fattura dev’essere saldata. Il lavoro non pagato non matura nulla.
Il preventivo collegato alla fattura dice quali trattamenti sono stati venduti e a quale importo.
La registrazione del trattamento sul piano di cura dice chi lo ha eseguito.

Il compenso segue quindi la persona indicata come esecutore del trattamento: non l’operatore con cui era prenotato l’appuntamento e non chi è assegnato alla prestazione nel catalogo. Un trattamento completato senza esecutore indicato resta fuori dal calcolo.

La misura del compenso è impostata sulla prestazione, non sulla persona: una percentuale, un importo fisso oppure nessun compenso — quest’ultima è l’impostazione predefinita, quindi resta a zero finché non viene configurato. Con una percentuale, i costi di laboratorio e materiali possono essere dedotti prima. Due operatori che eseguono la stessa prestazione maturano perciò lo stesso compenso.

Catalogo delle prestazioni

L'elenco delle prestazioni offerte da una sede, con durate, costi e impostazioni fiscali predefinite.

Il catalogo è l’elenco delle prestazioni che una sede offre. Tutto il resto vi attinge: appuntamenti, preventivi e piani di cura partono sempre da una prestazione.

Ogni prestazione porta con sé:

Nome, descrizione, categoria e durata prevista, che è ciò che l’agenda riserva.
Impostazioni fiscali predefinite: aliquota IVA e codice natura da riportare sulla riga di fattura.
Un profilo di costo: costi stimati di laboratorio e materiali, più il compenso dell’operatore che alimenta il compenso operatore.
Gli operatori assegnati, cioè chi può eseguirla. Determina l’elenco degli esecutori proposti, non l’importo del compenso.

Il prezzo non sta sulla prestazione: appartiene alla fatturazione.

Il catalogo appartiene alla sede e puoi esportarlo e reimportarlo come foglio di calcolo per configurarlo o per modifiche in blocco. Le prestazioni si disattivano anziché eliminarle, così lo storico che le richiama resta leggibile.

Ruoli e permessi

Ciò che un membro dello staff può fare, concesso tramite ruoli validi sull'intera clinica o su una singola sede.

Ogni azione in Kairo viene verificata rispetto ai permessi di chi la compie. I permessi sono ricalcolati a ogni richiesta: una modifica agli accessi di una persona ha effetto subito, non al suo prossimo accesso.

I permessi arrivano al membro dello staff attraverso i ruoli. La sola appartenenza alla clinica concede molto poco: in pratica sole consultazioni in lettura. L’accesso operativo arriva quando gli viene assegnato un ruolo, e ogni assegnazione indica un ambito: l’intera clinica oppure una singola sede.

Kairo prevede due ruoli predefiniti:

Clinic Admin — assegnato sull’intera clinica.
Clinic Branch Manager — assegnato su una singola sede.

Entrambi portano lo stesso insieme di permessi. A distinguerli è l’ampiezza dell’assegnazione, non l’elenco delle azioni consentite: il branch manager fa le stesse cose, ma solo dove gli sono state concesse.

Puoi inoltre creare ruoli di clinica personalizzati con qualsiasi sottoinsieme di permessi e assegnarli allo staff sede per sede.