Domande frequenti

Kairo gestisce la giornata della clinica: agenda, cartelle pazienti, note cliniche, preventivi, piani di cura, fatturazione e gli adempimenti normativi italiani collegati — fatturazione elettronica verso SdI, invii al Sistema TS e pubblicazione dei documenti FSE.

Non è un gestionale di contabilità generale e non sostituisce il commercialista.

Kairo tratta ogni luogo come una sede, e il personale vede solo le sedi per cui ha ricevuto l’accesso. Ogni sede ha agende proprie, catalogo prestazioni e listino propri e una configurazione fiscale propria: le autorità identificano separatamente ogni luogo, quindi impostazioni come le credenziali Sistema TS appartengono alla sede e non alla clinica nel suo complesso.

Le cartelle pazienti sono l’eccezione voluta. La cartella è condivisa: un paziente curato in due delle vostre sedi resta un solo paziente, non due. A cambiare da sede a sede è chi può vederlo.

Due cose restano volutamente valide su tutta la clinica. Il controllo delle sovrapposizioni vale su ogni sede: un dentista impegnato il lunedì a Milano non può essere prenotato anche a Roma, anche se quella sede non vi è accessibile. Il rifiuto segnala che lo slot è occupato senza rivelare di chi sia l’appuntamento.

Sì. L’accesso si concede per persona e per sede, tramite i ruoli. Kairo ne include due: Clinic Admin, valido su tutta la clinica, e Branch Manager, valido su una o più sedi. Hanno gli stessi permessi: cambia solo fin dove arrivano.

Potete anche creare ruoli vostri con qualunque sottoinsieme di permessi — per esempio un ruolo “Dottore” che arriva alle note cliniche ma non alla fatturazione — e assegnarli sede per sede. Il personale parte quasi senza nulla, oltre alle anagrafiche e alla ricerca: tutto ciò che conta arriva dai ruoli che concedete.

Una tutela da conoscere: non potete concedere un ruolo pari o superiore al vostro, quindi un Clinic Admin non può creare per questa via un altro Clinic Admin.

I canali sono tre, e Kairo indirizza ogni fattura a quello giusto in base all’intestatario. Una fattura intestata al codice fiscale del paziente va al Sistema TS come spesa sanitaria; una intestata a una partita IVA va allo SdI come fattura elettronica.

Le fatture elettroniche raggiungono lo SdI tramite Fatture in Cloud: collegate il vostro account, perché Kairo non dialoga direttamente con lo SdI. Le righe esenti IVA portano un codice natura preso dal catalogo prestazioni, e una riga esente che ne è priva non viene inviata.

L’FSE funziona diversamente. Il completamento di un trattamento prepara un documento clinico che un clinico firma prima della pubblicazione, e solo se è registrato il consenso all’alimentazione del paziente. Il supporto FSE riguarda oggi la Regione Puglia.

Il preventivo è la proposta commerciale; il piano di cura è la sua realizzazione clinica. Il preventivo viene prima: lo costruite dal catalogo prestazioni, riga per riga, con denti, quantità e IVA.

Quando il preventivo è accettato, Kairo crea il piano di cura per voi. L’accettazione avviene in tre modi: un membro dello staff lo segna come accettato, il paziente lo firma tramite un link ricevuto via email, oppure viene pagata una fattura collegata.

Da lì il piano segue ogni trattamento preventivato fino al completamento, registrando chi lo ha eseguito e quando. La fatturazione resta un passaggio separato e voluto: concludere un trattamento non emette da solo alcuna fattura.

Esiste un portale paziente, e il suo perimetro è volutamente ristretto. I pazienti accedono senza password: richiedono un link via email e quel link li fa entrare. Dentro trovano il proprio nome, i dati della vostra clinica, i propri documenti e le proprie fatture emesse, ognuna scaricabile in PDF. Le bozze non compaiono mai.

Non possono prenotare, disdire o spostare appuntamenti, e nel portale non trovano preventivi, note cliniche, questionari né piani di cura.

Alcune attività per il paziente vivono fuori dal portale, ciascuna con un proprio link via email: compilare un questionario, confermare i propri dati prima di un appuntamento e firmare un preventivo.

Una cosa da sapere: nel portale il paziente vede ogni documento attivo della sua cartella. Non esiste un interruttore per trattenerne uno.

Nessuna, finché non le attivate. Ogni messaggio automatico è disattivato di default e si configura per sede, con oggetto e testo vostri. Ne esistono sei tipi: promemoria appuntamento, conferme, avvisi di spostamento, questionari di prenotazione, email di preventivo creato e richiami paziente. I promemoria partono di default 24 ore prima e per ogni tipo potete impostare fino a tre momenti di invio.

I pazienti possono disiscriversi da promemoria e richiami tramite un link nel messaggio. La scelta vale per singola clinica e per singolo tipo: disiscriversi dai vostri richiami non tocca quelli di un’altra clinica.

Da mettere in chiaro: conferme, avvisi di spostamento ed email di preventivo non hanno link di disiscrizione, perché rispondono a qualcosa che il paziente sta già facendo.

Il grosso del lavoro lo fa il controllo degli accessi. I permessi vengono risolti a ogni richiesta, il personale raggiunge solo le sedi che gli sono state concesse e sugli account della clinica l’accesso a due fattori è obbligatorio. Il traffico viaggia su TLS e i file dei pazienti nell’object storage sono cifrati a riposo.

Kairo pubblica inoltre ogni terza parte che tratta dati personali — hosting, invio email, provider di fatturazione, assistente AI — nella pagina sub-responsabili, aggiornandola a ogni variazione. Non ci sono analytics né cookie di tracciamento da nessuna parte, questo sito compreso.

Due limiti dichiarati. Kairo non tiene un registro di chi ha aperto quale cartella paziente. E non esiste ancora un’esportazione self-service dei dati di un paziente: per una richiesta di portabilità dovete passare da noi.

Il paziente può presentare la richiesta da solo dal portale, e questa arriva come notifica al vostro staff. È una richiesta, non una cancellazione automatica: nulla viene rimosso finché qualcuno non interviene.

Ciò che il vostro staff può fare è limitare il trattamento sulla cartella. La cartella esce così dalla circolazione, si fermano le email di promemoria, richiamo e questionario e vengono eliminati i dati satellite che la circondano: questionari, preventivi, documenti, record FSE e l’accesso al portale del paziente.

La cartella in sé viene conservata. Gli obblighi italiani di conservazione clinica e fiscale fanno sì che un paziente già fatturato non possa essere semplicemente cancellato. Kairo segnala una cartella limitata quando il periodo di conservazione è trascorso, ma non cancella mai da solo: quella decisione resta alla clinica.

Sì, ma è un lavoro che facciamo insieme a voi, non qualcosa che fate da soli. Kairo importa da file CSV e copre quattro cose: pazienti, appuntamenti, fatture e documenti. Non esiste una schermata di importazione self-service: nella pratica la migrazione la esegue il nostro team, abbinando per voi le colonne, in italiano o in inglese.

Conoscete i limiti prima di farci affidamento. Preventivi, piani di cura e note cliniche non si importano. Tutto atterra nella vostra prima sede. I file Excel non sono accettati: esportate prima in CSV. E non c’è un annulla — ogni importazione viene validata prima di essere applicata, e l’applicazione è un passaggio separato ed esplicito.

Parlateci del vostro gestionale attuale prima di fissare una data per il passaggio.

Sì, completamente. Kairo è realizzato in italiano e in inglese, e l’italiano è completo, non una traduzione parziale. Ogni membro dello staff sceglie la propria lingua: l’app può essere in italiano per la reception e in inglese per un collega che lo preferisce.

Il portale paziente segue il browser del paziente. Le email automatiche seguono invece l’impostazione di lingua della clinica e non quella del singolo paziente: utile saperlo se curate pazienti in entrambe le lingue.

Queste due sono le uniche lingue offerte da Kairo. Non ce n’è una terza, né un modo per aggiungerla da soli.

Parecchie cose, e per scelta. Non è un gestionale di contabilità generale: emette le fatture e le trasmette al vostro provider di fatturazione, ma non ha libro giornale, né piano dei conti, né tenuta della contabilità. Non sostituisce il commercialista.

Non incassa nemmeno i pagamenti. Registrate che il paziente ha pagato — contanti, carta, POS, bonifico, finanziamento — ma il denaro si muove altrove, e i pazienti non possono pagare online.

Non c’è diagnostica per immagini o radiologia (niente PACS, niente DICOM), non c’è gestione di magazzino o materiali, non c’è elaborazione delle buste paga e non c’è telemedicina.

Dove vi servono, Kairo affianca questi strumenti invece di sostituirli.