Questa sezione elenca le fatture di un paziente ed è il punto in cui le crei, le emetti e le incassi. Ogni riga mostra numero, stato, data di emissione e totale. Aprendone una la vedi per intero, insieme a ciò che le è accaduto sul versante fiscale.
Cosa puoi fare da qui
- Creare una fattura in bozza e comporne le righe.
- Emettere una bozza, quando ha almeno una riga.
- Registrare un pagamento su una fattura non ancora saldata.
- Emettere una Nota di Credito per stornare una fattura emessa (anche se già pagata).
- Scaricare il PDF o inviarlo per email al paziente.
- Eliminare una bozza.
Prima bozza, poi emessa
Una fattura è in bozza, emessa, parzialmente pagata, pagata o stornata. La prima distinzione è quella che conta: le righe si possono modificare solo finché la fattura è in bozza. Una volta emessa diventa un documento fiscale e le sue righe sono in sola lettura: un errore si corregge emettendo una Nota di Credito, non modificandola. Le bozze non hanno PDF e sono le uniche eliminabili. (Le fatture più vecchie possono ancora mostrare lo stato annullata, ora ritirato: l’emissione di una Nota di Credito ha sostituito l’annullamento.)
Stornare una fattura: la Nota di Credito
Una volta emessa, una fattura non si può più annullare: un documento fiscale emesso non si può semplicemente cancellare e una spesa del Sistema TS va annullata formalmente. La si storna invece emettendo una Nota di Credito: un documento a sé, numerato correttamente, che compensa integralmente l’originale. È disponibile su qualsiasi fattura emessa, sia in attesa di pagamento, sia parzialmente pagata, sia interamente pagata.
Scegli Emetti Nota di Credito, inserisci un motivo (obbligatorio) e conferma. Nokairo costruisce la nota di credito come specchio completo dell’originale — stesse righe, importi e trattamento IVA — le assegna il numero successivo della serie delle fatture e storna l’originale sullo stesso canale fiscale, annullando la spesa originale nel Sistema TS quando la fattura era stata comunicata lì. L’originale viene quindi contrassegnato come stornato, con un collegamento alla Nota di Credito risultante (e un collegamento dalla nota di credito all’originale). Se l’originale era già stato pagato, la pagina segnala che è dovuto un rimborso al paziente: il rimborso vero e proprio è gestito dalla clinica, fuori da Nokairo.
Una Nota di Credito è a sua volta un documento che puoi scaricare e inviare via email al paziente, esattamente come una fattura, e puoi seguirne lo stato dallo stesso punto. Non puoi stornare una fattura due volte e non puoi emettere una Nota di Credito contro una Nota di Credito.
IVA e codice Natura
Una riga senza IVA applicata deve riportare un codice Natura, con cui dichiara il motivo. Aggiungendo una riga dal catalogo prestazioni, descrizione, codice Natura e tipo di spesa Sistema TS vengono presi dai valori predefiniti della prestazione e restano fissi sulla riga: vengono dal catalogo, non da quello che digiti fattura per fattura, quindi il catalogo è il posto giusto per impostarli bene una volta sola. Una riga personalizzata (non aggiunta dal catalogo) parte senza codice Natura, e una riga esente personalizzata può essere aggiunta solo dopo aver scelto esplicitamente un codice.
Una fattura che contiene una riga sanitaria esente (N4 con IVA 0%) riporta sul PDF la dicitura di legge — Prestazione sanitaria esente IVA ai sensi dell’art. 10, comma 1, n. 18, D.P.R. n. 633/1972 e successive modificazioni. — esattamente una volta, in italiano in entrambe le lingue, sulla fattura e su ogni nota di credito derivata. Le righe imponibili (per esempio un trattamento estetico al 22%) non attivano mai la dicitura e non vengono mai convertite in automatico a esenti.
Dove va la fattura
Una fattura per le prestazioni sanitarie di un paziente viene comunicata al Sistema TS, indicato da un’etichetta, ma solo quando la fattura è pagata: la spesa sanitaria di un paziente si dichiara per cassa, con la sua data di pagamento effettiva, quindi una fattura emessa ma non ancora pagata a una persona fisica non mostra ancora l’etichetta Sistema TS. Un canale indicato come non risolto significa che Nokairo non ha ancora determinato l’identità fiscale del destinatario.
Per Sistema TS, la scheda della spesa compare una volta che la fattura è stata pagata: la dichiarazione riporta la data di pagamento effettiva e la tracciabilità del pagamento viene ricavata dal metodo di pagamento registrato (i contanti non sono tracciabili; carta, bonifico, POS e finanziamento lo sono). Chi ha i permessi necessari può riprovare una trasmissione fallita, oppure annullare o correggere una spesa già inviata. La scheda della spesa contrassegna ogni invio come simulazione o reale, così distingui sempre una prova da una trasmissione effettiva — l’invio reale viene abilitato per filiale da un operatore Nokairo. Una trasmissione fallita elenca i messaggi restituiti dal Sistema TS (ciascuno con il proprio codice e tipo) sotto il motivo dell’errore, così vedi esattamente cosa correggere. Quando una spesa annullata è stata rimborsata al paziente, risulta rimborsata.
A parte questo, quando è configurata la connessione contabile della clinica, ogni fattura emessa viene registrata anche in Fatture in Cloud per la contabilità. È una registrazione contabile, non una trasmissione di legge.
L’opposizione
Se il paziente si è opposto alla trasmissione dettagliata della propria spesa al Sistema TS, la si registra da questa pagina. La registrazione sopprime la trasmissione dettagliata; se la spesa era già stata trasmessa, viene inviato un annullamento. La fattura resta comunque emessa e consegnata al paziente: l’opposizione riguarda la trasmissione, non la fattura.