Una nuova clinica non parte da un’applicazione vuota, ma da una procedura guidata di configurazione. Si articola in otto passaggi: i primi tre creano la clinica, la tua utenza e la sua prima sede, i cinque successivi propongono un insieme di punti di partenza già pronti — questionari, prestazioni, ruoli, tag paziente e identità fiscale — che puoi accettare, modificare o saltare.
Tutto ciò che la procedura propone è un suggerimento. Nulla di ciò che scrive è definitivo e nulla di ciò che salti va perduto: dietro ogni passaggio di catalogo c’è una normale pagina di Amministrazione dove puoi aggiungere, modificare ed eliminare le stesse cose in un secondo momento.
Gli otto passaggi
- Dati della clinica — nome e indirizzo della clinica, più la lingua dell’interfaccia con cui lavora. La procedura guidata si apre nella lingua in cui è stato inviato il tuo invito e questo campo arriva già impostato su quella; cambialo qui se la tua clinica lavora nell’altra. Obbligatorio.
- La tua utenza — la password dell’account titolare a cui era indirizzato l’invito. Obbligatorio.
- Sede — Kairo ha già creato automaticamente la prima sede della clinica, a partire dal nome e dall’indirizzo della clinica stessa. Il passaggio si apre con quei dati già compilati nei campi, pronti da modificare: la conferma o la rinomina, non ne crea una nuova.
- Fatturazione — l’identità fiscale usata sulle fatture: paese, partita IVA, codice fiscale facoltativo e ragione sociale.
- Ruoli — i ruoli del personale usati dalla tua clinica, ciascuno con un insieme iniziale di permessi.
- Prestazioni — i trattamenti da cui parte la maggior parte degli studi odontoiatrici, ciascuno con un prezzo indicativo e una durata.
- Questionari — i questionari di accettazione da inviare ai nuovi pazienti.
- Tag paziente — le etichette che prevedi di usare per raggruppare e filtrare i pazienti, ciascuna con un nome e un colore modificabili sulla riga.
I passaggi 1 e 2 non si possono saltare: senza di essi non esiste né la clinica né un modo per rientrare. I passaggi da 5 a 8 sono i passaggi di catalogo e si possono saltare del tutto. Il passaggio 3 non ha un pulsante di conferma separato: la sede già creata da Kairo è nei campi, quindi Continua la accetta così com’è. Il passaggio 4 offre Salta, che rimanda l’identità fiscale.
Che cosa scrive ogni passaggio
I passaggi di catalogo non attivano una funzionalità nascosta. Ognuno crea record reali nella tua clinica, esattamente come se li avessi inseriti tu dopo:
- Sede aggiorna la sede creata insieme alla clinica. Poi la trovi in Sedi.
- Questionari crea un modello di questionario per ogni selezione. Poi li trovi in Modelli di questionario.
- Prestazioni crea una prestazione per ogni selezione, con la durata e il prezzo impostati sulla riga. Poi le trovi in Prestazioni.
- Ruoli crea un ruolo del personale per ogni selezione, con i suoi permessi iniziali. Poi li trovi in Ruoli.
- Tag paziente crea un tag per ogni selezione, con il nome e il colore impostati sulla riga e la categoria del catalogo. Poi li trovi in Tag.
- Fatturazione registra l’identità fiscale della clinica. Poi la trovi in Impostazioni di fatturazione.
I messaggi automatici non sono in quell’elenco. Non sono più nemmeno un passaggio: ogni sede viene creata con un insieme predefinito di regole di comunicazione già applicate, descritto più avanti in Quali messaggi partono attivi e modificabile in seguito da Comunicazioni.
Due passaggi ti permettono di modificare la riga prima che il record venga creato. Nelle prestazioni puoi cambiare la durata e il prezzo: il prezzo è indicativo — un punto di partenza da cui preventivare, non un consiglio — e la durata è il tempo di poltrona di un singolo appuntamento, non dell’intero ciclo di cure. Nei tag paziente puoi rinominare il tag e sceglierne il colore. Entrambi sono precompilati dal catalogo ed entrambi si possono cambiare in qualsiasi momento da Amministrazione. Negli altri passaggi la scelta è solo quali suggerimenti tenere: Seleziona tutto, Deseleziona tutto oppure spunta le righe una a una.
La tua copia è tua
Una selezione viene copiata nella tua clinica. Quello che ottieni è la prestazione, il questionario, il ruolo o il tag della tua clinica, non un collegamento a un elenco condiviso. Se in seguito Kairo modifica il catalogo proposto alle nuove cliniche, nulla arriva a una clinica già configurata, e modificare uno di questi record nella tua clinica non tocca mai quelli di nessun altro.
Che cosa significa saltare
Salta questo passaggio non scrive nulla per quel passaggio e ti porta al successivo. Non è un rinvio che Kairo ricorda e ti ripropone: il passaggio viene semplicemente superato e la relativa pagina di Amministrazione parte vuota.
Continua senza nessuno è ciò che compare quando hai deselezionato tutti i suggerimenti. Equivale a saltare: non viene creato nulla e il passaggio resta comunque registrato come visitato, così la ripresa ti riporta al punto giusto.
Saltare il passaggio della fatturazione lascia la clinica senza identità fiscale. Va benissimo mentre prendi confidenza con l’applicazione, ma le fatture ne hanno bisogno: torna su Impostazioni di fatturazione prima di emettere la prima fattura.
Quali messaggi partono attivi
I messaggi automatici non sono una scelta che la procedura guidata ti chiede di fare. Ogni sede viene creata con un insieme predefinito di regole di comunicazione già applicate — la prima sede della clinica e ogni sede che aggiungi in seguito da Sedi:
- Attivi — promemoria appuntamento, conferme di prenotazione, comunicazioni di modifica dell’appuntamento, email del preventivo e questionario inviato dopo la prenotazione.
- Disattivi — richiami pazienti e questionario inviato prima di una prestazione.
I due che partono spenti sono una scelta deliberata. Una tornata di richiami il primo giorno scriverebbe a un elenco di pazienti che nessuno ha ancora verificato. Il questionario pre-prestazione parte solo per le prestazioni che hanno un questionario collegato, e una clinica appena creata non ne ha nessuna. Puoi attivarli da Comunicazioni quando i dati sottostanti ci sono.
Ogni regola arriva con l’oggetto e il testo predefiniti di Kairo, nella lingua della clinica: quella dell’interfaccia scelta al passaggio 1. I valori predefiniti vengono scritti solo dove quella sede non ha ancora una regola di quel tipo, quindi un messaggio che hai già modificato non viene mai sovrascritto: il tuo testo, i tuoi tempi e il tuo interruttore restano esattamente come li avevi lasciati. Le sedi già esistenti prima che Kairo iniziasse ad applicare questi valori predefiniti non sono state compilate a posteriori: una sede più vecchia che non invia nulla va comunque configurata a mano.
Nulla è definitivo. Ogni messaggio si modifica sede per sede da Comunicazioni: l’interruttore, l’oggetto e il testo e, per i due che partono in anticipo rispetto all’appuntamento (il promemoria e il questionario pre-prestazione), con quanto anticipo. L’ultima schermata della procedura guidata lo ricorda prima di concludere: le conferme di prenotazione e i promemoria appuntamento sono attivi e da lì puoi cambiarli quando vuoi.
Se la tua clinica non ha ancora un modello di questionario — perché hai saltato il passaggio 7 o vi hai deselezionato tutto — le due email legate ai questionari mostrano un avviso: non verranno inviate finché un modello non esiste. I loro interruttori restano come sono: crea un modello in Modelli di questionario e quella delle due che è attiva inizia subito a funzionare.
Uscire e riprendere
La procedura salva mentre avanzi. Se chiudi il browser a metà, la clinica resta in configurazione e nulla di ciò che hai già confermato va perduto.
Al rientro, la dashboard mostra la scheda Completa la configurazione della clinica sopra l’elenco dei traguardi. Ti riporta nella procedura guidata al passaggio 3, quello della sede. La procedura non tiene traccia di quanto eri andato avanti, quindi la scheda ti riporta sempre allo stesso punto: da lì prosegui in avanti e salti quello che hai già fatto.
Completato l’ultimo passaggio la clinica esce dalla configurazione e la scheda sparisce dalla dashboard: la procedura l’hai percorsa, quindi smette di sollecitarti.
La procedura guidata resta comunque disponibile. Rivedi la configurazione consigliata, in fondo alla checklist dei traguardi nella dashboard, la riapre ogni volta che vuoi riprendere un catalogo che avevi saltato: si apre dal passaggio 3, quello della sede, come fa la scheda di ripresa, e accettare un catalogo funziona esattamente come la prima volta. Quello che avevi già accettato non viene toccato: un catalogo accettato in un secondo passaggio si aggiunge a ciò che c’è, non lo sostituisce.
Chi la vede
La procedura guidata è per la persona a cui era indirizzato l’invito della clinica: il primo amministratore dello studio. Il personale invitato in seguito entra in una clinica già configurata e va direttamente all’applicazione.
I cataloghi proposti dalla procedura sono mantenuti da Kairo, non dalla tua clinica. Arrivano in italiano e in inglese e vengono aggiornati nel tempo, e a ogni clinica sono proposti nella lingua dell’interfaccia scelta al passaggio 1.
Uscire e riprendere
La procedura ricorda il passaggio più avanzato che hai raggiunto. Se chiudi la scheda al passaggio delle prestazioni e rientri, riapre da lì, non dall’inizio. In bacheca trovi anche la scheda Completa la configurazione della clinica finché resta qualcosa da fare; quando è tutto a posto sparisce da sola.
Il link dell’invito vale solo fino a quando imposti la password. Da lì in poi sei un utente
autenticato, la procedura vive su /onboarding e ti basta l’indirizzo per tornarci.
Il video su ogni passaggio
Ogni passaggio di catalogo ha sopra il modulo un breve tutorial che mostra dove quella impostazione finisce davvero dentro Kairo — la durata che diventa la lunghezza di un appuntamento, l’identità fiscale che compare in fattura, il tag che diventa un filtro nell’elenco pazienti. Servono a rispondere alla domanda “ma questo a cosa serve?” senza uscire dal passaggio.
Ogni video parte da solo quando arrivi sul passaggio, e il precedente si ferma. Il primo che vedi potrebbe partire senza audio — i browser bloccano l’audio finché non hai cliccato qualcosa nella pagina — quindi usa il controllo dell’altoparlante per attivare la narrazione. Dal passaggio successivo in poi parte già con l’audio attivo. I controlli del player permettono in qualsiasi momento di mettere in pausa, riavvolgere o silenziare; nessun passaggio della procedura aspetta la fine di un video.